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老板，别让会议“毁”了你
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会议重生于企业与老板的角角落落
我们用“文山会海”去形容一些老板的工作毫不为过。因为这些使许多企业的老板忙得不可开交，即使自己不主观的去做，可又不得不疲于应付这些开不完的会、批不完的文件。会议作为企业老板或管理者实施领导的一种工具，是他们履行责任的手段，也是企业组织管理的活动方式。不论规模大小、规格高低、议题轻重、时间长短，只要必须，就有它出现和存在的价值。
调查发现，全世界每天至少有5000万个事务性会议，而美国以每日1000万个会议名列榜首。日本企业高级管理人员每天花在会议上的时间约占40%，俄罗斯的高级管理人员每天花在会议上的时间一般也占30%～40%。并且，每年人们开会的次数仍然在缓慢而稳定地增加。
虽然会议在人们社会生活中的大分量和大比重，已经成为一个不争的事实。但是，许多企业的老板或企业的各个管理层却把会议当作一把能够打开任何问题之门的“万能钥匙”，动不动就开会决定！不管这些需要决定或决策的事情是大事还是小事，总是用会议来解决问题。给老板或管理者自己不仅带来了没完没了的时间成本的巨大支出或是浪费，因开会而感觉心力交瘁，而且也给下属形成这种“开会假象”的工作风格，也使他们陷入到了开会的怪圈当中。
开会的常见原因一般有以下几种：资讯传达与监督员工；达成决议与解决问题；开发新的创意；激励团队成员的士气；巩固领导的地位。在工作中，人们会发现只要有3个人以上有议程，就可以开会。在任何一家企业的经营管理过程中，开会是司空见惯的事情。可是，大多数的人却是一听到开会这个词就会皱眉摇头。那么，为什么大家会有这样的反应呢？
开会即是为了解决问题提高效率
在大多数企业中，人们的会议往往是讨论了半天，要么不着边际，要么形成的决议严重地脱离实际――无法实施，很多会议不是拖得太长，就是缺乏效率，开会时有一半以上的时间是在无聊的会谈中白白浪费掉的。
糟糕的会前准备、不当的议程安排，及与会者对议事规则的无知，往往使许多企业平均每年要损失30个工作日及240个工作时。看到这个结果，你一定能够理解自己和同事为什么不能把“开会”当一回事了，对这种纯粹浪费时间的会议不感冒了。
许多老板或企业管理者召开会议的低效率主要表现在以下几个方面：
没有目的性，形成多中心会议；开会只是为了走形式；主持人会前没准备，而且缺乏引导控制会议的能力；参加会议的人们缺乏时间观念，不准时参加；重复内容发言，众多陪会者重复表态；对于许多问题反复研究，却不能形成决议；汇报不得要领，像流水账。
任何一个会议的召开都要耗费时间和人力，开会的成本实际是很高的。如果我们将所召开的每一次会议都计算成本并由召集单位支付报酬和赔偿的话，会议次数可能会大大减少。由此看来，即使老板不得已开会，也要尽量减少开会人数，压缩会议时间。
为了高效率工作，我们应禁止开一些开与不开一个样的会议。只有出现以下几种情况才可以考虑开会：
按常规步骤来不及决定的事情；必须依靠集思广益才能解决的问题；需要做出决定的事；发生重大变革和实行新方法时；会议对参加者具有训练价值和激励作用，或容易在会议上接受的决定。所以，老板们应更多的将开会时间进行合理必要的安排，使会议不致于陷入泥沼。
我的观点不是认为企业老板或是经营管理者不要去开会，而是如何能够将每一次的会开得有成果，高效率，最低限度降低开会成本的浪费。而老板对于低效率和不能在会上解决问题的行为不文过饰非，勇于承担相应责任，并且积极去寻找解决老板自身与提高工作效率和会议效果的方法，那么，在处理好这些关系后，老板自身就会得到一种崭新的自由与轻松而又不会使决策失灵、工作失控和会议无果。
因此，企业老板不妨从以下几方面注意会议，从而将企业与自身从会议的泥沼中来个“牛不扬鞭自奋蹄”！
1、开会风格忌千篇一律
许多老板与管理者开会每次都是正月里吃饺子先吃皮后吃馅――老一套，没有新意与亮点，不仅使与会的听者提不起兴趣，拿不出好主意，而且也使会议召集人越来越没精神。老板应该明白，无论你怎样工作都是一天，如何高效率运用好一天时间，控制好时间很关键。
只要不影响你的工作，老板就必须让自己一次做多项事情，有一心多用的能力，可以一边寻找下次会议所需要的资料，一边听秘书的口头报告，也不会延误到任何一项工作。全力以赴做更多的事情，在最大限度内利用你的时间。
善于利用时间的人都会善用这部分可控制时间。他们清楚自己只有有限的时间，因此他们要在最大限度内加以利用。一旦处于可控制时间阶段，就立即列出要做的事项表，分出主次和轻重缓急，着手进行最重要的工作，继续不断地持续，直到完成为止。
老板应知道怎样处理日常工作，召开正常的有必要的会议，同时每次都以新的能够引起与会者足以重视的话题来讨论解决需要开会的问题。就算较困难的会议，你也是一次又一次地以不同方式去做。
2、合理利用会议的黄金时间
一天当中，工作效率最高的时间是在上午11点到下午1点之间，其余时间会稍微有所下降。所以，老板在必须要开会时，最好将时间安排在这个时间段内，因为这是一天当中的黄金时间，并且还要合理的利用会议中的黄金时间根据你的指示要求秘书制作出你的工作效率程度表。一天之中，何时电话铃会响个不停？何时会议次数最多？何时最忙？这些情况将告诉你，人们在什么时候精力达到最旺盛。然后尽可能挖掘这种精力。
把重要的约会和会议安排在上午11点左右。你便能与处在最佳状况的人们打交道，而且可以获得最高效率。
若周一大清早就召开重要会议，人们也许还在想着周末或昨天晚上的事，难以进入会议的主题。如果会议是在下午5点召开，你更会发现许多同事精神不济，会议的实效也会减少。因此在处理重要事件开重要会议时，一定要懂得掌握黄金时间。
3、值得去解决的重大问题才开会决策
一般来讲，企业老板开会在解决问题时，一共有四类重要的问题才会去开会。第一类是真正的普遍性问题，老板在开会中遇到的问题多数可以归入此类。这些问题常常通过诸多的表面事件表现出来，但如果只是去处理这些表面事件，不去追究问题的根源，不仅问题得不到根治，而且还将耗费大量的时间和金钱。要解决普遍性问题，管理者首先要制定规则，然后可根据实际情况来调整规则，从而达到解决问题的目的。
第二类问题，对当事者来说可能是独一无二的，但是已经在很多企业中发生过，也具有普遍性，比如并购，这就要借助别人的经验来解决.
第三类是真正独一无二的问题，这类问题必须个别处理。但是这类问题少之又少。
最后一类问题隐藏着新的普遍情况，这类问题需要建立新的规则来解决，千万不要把它们当成没有普遍性的意外事件。
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